Peut-on enregistrer une réunion sans prévenir les participants ?

L'article 226-1 du code pénal punit le fait d'enregistrer sans leur consentement des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel. Le consentement est présumé quand l'enregistrement se fait au vu et au su des personnes, qui ne s'y opposent pas alors qu'elles le pourraient. Pour votre cas précis, interrogez un juriste ou votre délégué à la protection des données.

La notification de Teams ou de Meet suffit-elle ?

Elle informe que la réunion est transcrite ou que des notes sont prises. Elle ne dit pas à quoi serviront les données ni combien de temps elles seront gardées : cette information reste à la charge de l'organisme qui enregistre.

Enregistrer une réunion : le consentement des participants

Enregistrer ou transcrire une réunion, c'est enregistrer des personnes. Deux ensembles de règles se croisent : le code pénal, qui protège les paroles prononcées à titre privé ou confidentiel, et le RGPD (règlement général sur la protection des données), qui impose d'informer les personnes et de justifier le traitement. Cette page explique ce que disent les textes et la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) ; elle ne remplace pas l'avis d'un juriste ou de votre délégué à la protection des données.

Ce que dit le code pénal

L'article 226-1 du code pénal punit le fait de capter, enregistrer ou transmettre, sans le consentement de leur auteur, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel, en portant volontairement atteinte à l'intimité de la vie privée. La peine prévue est d'un an d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende.

Le même article prévoit une présomption de consentement : quand l'enregistrement se fait au vu et au su des intéressés, sans qu'ils s'y opposent alors qu'ils en avaient la possibilité, leur consentement est présumé. D'où l'intérêt d'annoncer clairement l'enregistrement en début de réunion.

Ce que demande le RGPD

Le RGPD ne fait pas du consentement la seule voie possible. La CNIL présente plusieurs bases légales, dont :

le consentement, qui doit être libre, spécifique, éclairé et univoque : une personne doit avoir un choix réel, sans conséquence négative si elle refuse ;
l'intérêt légitime, qui suppose trois conditions selon la CNIL : un intérêt licite et réel, un traitement nécessaire (pas de moyen moins intrusif), et une mise en balance avec les droits des personnes. La CNIL résume : « le traitement ne doit pas surprendre les personnes dont les données sont traitées ».

Quelle que soit la base retenue, les personnes doivent être informées. Le choix de la base légale pour votre entreprise relève de votre responsable de traitement ou de votre délégué à la protection des données.

Un repère de la CNIL sur le lieu de travail

La CNIL a publié une fiche sur l'écoute et l'enregistrement des appels au travail. Elle porte sur le téléphone, pas sur les réunions, et la CNIL la signale comme en cours de mise à jour ; elle donne néanmoins des repères utiles :

l'enregistrement permanent ou systématique est interdit, sauf texte légal ;
les salariés et leurs interlocuteurs doivent être informés du dispositif, de son responsable, de ses finalités, de sa base légale, de ses destinataires, de la durée de conservation et de leurs droits ;
le CSE (comité social et économique) doit être informé et consulté avant toute mise en place ;
durées indiquées : six mois au plus pour les enregistrements, un an au plus pour les documents d'analyse, sauf texte ou justification particulière ;
les appels des représentants du personnel ne doivent pas être enregistrés.

Si votre entreprise envisage d'activer un outil de compte rendu pour toutes les réunions, la question de la consultation du CSE est traitée sur consultation du CSE et intelligence artificielle.

Ce que font Teams et Google Meet

Plateforme	Information intégrée
Microsoft Teams	Tous les participants reçoivent une notification quand la réunion est transcrite ; chacun peut masquer son identité dans la transcription
Google Meet	Tous les participants sont informés que la prise de notes est activée ; l'administrateur peut exiger que chacun donne son autorisation explicite avant

Ces notifications aident, mais elles ne disent ni à quoi servira l'enregistrement, ni combien de temps il sera gardé. Avec un outil tiers, l'information repose entièrement sur l'organisateur.

Une méthode simple pour informer

Dans l'invitation : « Cette réunion sera transcrite par [outil] pour produire le compte rendu. La transcription est conservée [durée] et accessible à [personnes]. »
En ouverture de réunion : redites-le de vive voix et laissez la possibilité de refuser.
Si quelqu'un refuse : arrêtez l'enregistrement et prenez les notes à la main.
Avec des clients ou des candidats : soyez encore plus explicites, ils n'ont pas vos règles internes.
Dans votre politique interne : écrivez quelles réunions peuvent être enregistrées, avec quel outil, et pour combien de temps. Une charte d'utilisation de l'IA est le bon endroit.

Le cas des instances représentatives

Pour le CSE, le code du travail prévoit une règle propre : l'employeur ou la délégation du personnel peut décider d'enregistrer les séances (article D2315-27). Voir procès-verbal de CSE et IA.

À vérifier sur l'outil

L'information des personnes suppose de savoir vous-même où vont les données : pays d'hébergement, sous-traitants, durée de conservation, usage pour entraîner des modèles. Les réponses outil par outil sont dans le comparatif.